شبکه اطلاع رسانی روابط عمومی ایران (شارا)– شاید شما هم این سخن را شنیده باشید که احتمال دارد یک کار و نتایج آن بسیار اعجابآور باشد، اما اگر انجام دهنده کار نتواند این کار را به آگاهی دیگران برساند، ممکن است هیچ وقت کسی از آن باخبر نشود، لذا، اگر دوست دارید مورد احترام و قدردانی قرار بگیرید، تقریباً همیشه لازم است به همان اندازه که کارمند یا مدیر خوبی هستید، گزارشگر خوبی نیز باشید.
آن چه آقای فیتز-انز در این چند جمله عنوان کرده، از یک حقیقت زنده حکایت می کند. در واقع، بسیاری از ما، در هر شغل یا جایگاهی، کارهای بسیار ارزشمند انجام میدهیم. اما نمیدانیم چگونه و به چه وسیلهای آن را به آگاهی دیگران برسانیم. اشتباه نکنید. هدف من طرح تبلیغ و پیامدهای آن نیست، زیرا واژه تبلیغ مخصوصاً در حالت جمع، یعنی تبلیغات، معنای خاص دارد که دقیقاً با آن چه در این جا مطرح کردهام، هماهنگ نیست. در دنیای امروز، تبلیغ غیر از آگاهی دادن، مفهوم ترغیب کردن هم دارد، حال آن که هدف من از گزارش دادن این است که نتیجه یا نتایج فعالیت خودمان را به آگاهی افراد مربوط برسانیم تا هم با کم و کیف کار ما آشنا شوند، هم در صورت لزوم از آن استفاده کنند.
در واقع، اگر به تقسیمبندی لوتوگیولیک از وظایف مدیر نگاه کنیم، یکی از هفت عنصر تشکیل دهنده این وظایف (یعنی برنامهریزی، سازماندهی، کارگزینی یا کارمندیابی، هدایت یا ارشاد، هماهنگی، گزارشدهی، بودجهبندی)، همان اصل گزارشدهی است که میتوان آن را چنین تشریح کرد: مدیر اطلاعات لازم را از ردههای پایینتر میگیرد و طی گزارشی جامع و مانع به ردههای بالاتر می فرستد. همچنین، اطلاعات لازم را از ردههای بالاتر می گیرد و به زبانی قابل فهم و درک به اطلاع ردههای پایینتر میرساند، بیشک چنین گزارشی باید ویژگیهای خاصی داشته باشد وگرنه انتظاراتی را که از آن میرود، برآورده نخواهد کرد.
از سوی دیگر، به عنوان یک واقعیت باید گفت که افراد به طورکلی از لحاظ قدرت نگارش با یکدیگر تفاوت دارند. یعنی در قدرت نوشتن افراد، گاه تفاوتهایی به چشم میخورد که بسیار چشمگیر است به طوری که حتی با نگاه می توان این تفاوت را درک کرد. همچنین در حالی که اولی توان قابل ملاحظهای برای نوشتن دارد، به طوری که میتواند هم خوب بنویسد، دومین ید طولانی در گفتن دارد و میتواند مدتها سخن خوب و قابل شنیدن بگوید.
از طرف دیگر نباید تصور کرد که هرکس خوب بنویسد، لزوماً باید هم خوب سخن بگوید. البته ممکن است بین این دو ویژگی رابطه وجود داشته باشد و مخصوصاً اگر منظور از خوب نوشتن همان نوشتن مطالب خوب و ارزشمند باشد، قاعدتاً باید چنین کسی بتواند خوب هم سخن بگوید، لااقل سخنان خوب بگوید با این حال نمیتوان انتظار داشت که یک صاحب قلم لزوماً در پشت میز خطابه هم صاحب سخن باشد، کما این که عکس این را نیز نباید انتظار داشت.
با این همه همواره کسانی هستند که میخواهند بدانند برای موثر ساختن نوشتههایشان چه باید کرد، کما این که سخنوران نیز خواستار آنند که به طریقی بر قدرت سخنوری خود بیفزایند. ناگفته پیداست که هدف هر دو گروه نیز تاثیرگذاری بر مخاطب است، هرچند در مورد نوشتهها، مخاطب به معنی کسی است که آن را میخواند، در حالی که مخاطب سخنان شما، کسی است که به این سخنان گوش میدهد.
البته راهنمایی افراد برای خوب گفتن و خوب نوشتن به سادگی امکانپذیر نیست. به علاوه کسب مهارت در هر یک از این دوهنر مستلزم صرف وقت و تلاش فراوان است که بیان روشهای آن در یک مقاله نمی گنجد. به همین دلیل در نوشته حاضر نکات معدودی پیرامون روشهای نگارش مطرح میشود تا پاسخ کسانی باشد که میخواهند به کمک آن خوب و موثر بنویسند.
برای نیل به این منظور میتوان توصیههای زیر را بدون تقدم و تاخر مطرح کرد:
۱-از آغاز این سؤال را برای خودتان روشن کنید که چه میخواهید بنویسید در واقع نوشتن یک گزارش ساده ماموریت، یک بازدید یا بازرسی، یک نامه دوستانه، یک نامه اداری، یک شکوائیه، یک تقاضا نامه و دهها و صدها مورد دیگر با هم بسیار تفاوت دارد. این تفاوت از شروع نخستین سطر نوشته آغاز میشود و تا پایان ادامه دارد. برای مثال اگر به عنوان کارمند یک سازمان میخواهید گزارش یک بازدید را بنویسید البته باید در نظر بگیرید که مخاطب این گزارش کیست؟ سپس با توجه به نوع بازدید لازم است به نکاتی از این قبیل اشاره کنید:
الف-زمان حرکت به جانب مقصد.
ب-وسیله حرکت به جانب مقصد.
ج-اشارهای به مشکلات احتمالی که از مبدا تا مقصد بروز کرده البته اگر چنین مشکلاتی وجود داشته باشد.
د-اشارهای مختصر به آن چه پس از ورود به مقصد رخ داده مثل استقبالی که به عمل آمده، شخص یا اشخاصی که به استقبال آمدهاند، محل استقرار شما پس از این مقدمات و غیره.
ه-اشارات مفصلتر پیرامون محل بازدید با ذکر جزئیاتی از آن که به ماموریت مربوط میشود.
و-بیان تفصیلی مذاکرات شما با مسئولین محل با ذکر عناوین آنها، همراه با جمعبندی یک یا چند ملاقات که با آنها داشتهاید. نکات یاد شده تماماً در مقوله عنوان کلی هدفدار بودن گزارش میگنجد زیرا واقعیت این است که از ابتدای کار، پیش از آن که چرا و به مقصد رسیدن به چه هدفی این گزارش را مینویسد. به بیان دیگر باید معلوم باشد که:
۱-هدف نویسنده گزارش این است که اطلاعاتی را به مخاطب منتقل کند و این اطلاعات فقط جنبه خبری داشته باشد؟
۲-هدف این است که گزارش حالت ترغیب کننده داشته باشد و خواننده را به انجام عملی، یا ترک عمل دیگری، تشویق کند؟ یعنی در او انگیزه تصمیمگیری را ایجاد یا تقویت کند؟
۳-یا هدف این است که مطالب به شیوه مستدل و با ذکر روابط علت و معلولی در گزارش درج شود و شواهد و مدارک کافی در آن گنجانده شود اما نه آگاهیدهنده باشد نه ترغیبانگیز، بلکه به مخاطب یا خواننده فرصت کافی داده شود تا بر اساس سلیقه و نیاز خویش تصمیم بگیرد: که البته این حالت ترکیبی از شمارههای ۱ و ۲ است، هرچند میتواند مستقل نیز باشد.
۴-حتیالامکان برای تایید یا تحکیم مطالبی که می نویسد از عوامل خارجی کمک بگیرد. از جمله این عوامل خارجی میتوان به موارد زیر اشاره کرد:
الف-واقعیات و حقایق و بدیهیاتی که در اشاره شما روشنتر خودنمایی میکند و ضمن جلب توجه خواننده در ذهن او کنجکاوی و دقت را دامن میزند. برای مثال اگر میخواهید پیرامون بهسازی امور اداری مطلب بنویسید، شاید بتوان با نمونه آوردن دو فرم و مقایسه آنها ضمن انتخاب فرم بهتر، دلایل این انتخاب را ذکر کرد تا معلوم شود چگونه حتی یک فرم میتواند در بهسازی سازمان موثر باشد؟
ب-اشاره به نوشتههایی که قبلاً به هر صورت تهیه شده همراه با استناد به کتب، مجلات و هر نوع نشریهای که در دسترس است، میتواند به نوشته شما استحکام زیادتری ببخشد، ضمن این که در آن تنوع ایجاد میکند و از خستگی خواننده در هنگام مطالعه آن می کاهد. به علاوه هم تسلط شما را بر موضوع مورد نگارش نشان میدهد، هم یک عامل تشویقی برای خواننده است تا با مطالعه منابع نوشته شما بر دامنه اطلاعات خودش بیفزاید.
ج-استفاده از ادبیات به معنی عام کلمه، هر چند ممکن است در ظاهر رابطهای با نوشته شما نداشته باشد. مثلاً میتوان حسب مورد لزوم از یک شعر یا یک حکایت، یا نکاتی از این قبیل با ذکر ماخذ استفاده کرد. البته ممکن است کسی بگوید که اینها علم مبنی بر تحقیق نیست ولی این سخن اعتبار معنایی آن را زیر سؤال نمیبرد زیرا در نوشتهها به صورت شاهد مثال به این مطالب اشاره میکنیم.
د-استفاده از ادبیات نانوشته مثل ضربالمثل، افسانه، تکیه کلام و نظایر آن که باز هم سند نیست؛ اما چون شاهد مثال و در نوع خود جاذب است به جالبتر شدن نوشته شما کمک میکند.
۳-تقسیم نوشته به بخش یا قسمت و هر بخش یا قسمت به چند بند (پاراگراف) طبق موازینی که در آیین نگارش برای این کار تعیین شده است. برای مثال لازم است در هر بند، یک نکته اساسی مطرح شود و برای ارتباط دادن بندها به یکدیگر از کلمهها یا اصطلاحاتی همچون از سوی دیگر، به علاوه افزون بر آن و مانند آن ا ستفاده شود. ضمناً لازم است بندها حتیالامکان کوتاه باشد.
۴-رعایت فنون نقطهگذاری از قبیل ویرگول، نقطه، دونقطه، علامت سؤال، علامت تعجب، علامت نقلقول، خط تیره، پرانتز و نظایر آن که به خواندن و فهمیدن متن کمک میکند.
۵-اجتناب از ارتکاب خطای انشایی یا املایی؛ زیرا چنین اشتباهاتی ذهن خواننده را به خود مشغول میسازد و او به سهولت نمیتواند نوشته شما را دنبال کند. به علاوه بسته به این است که سمت شما چه باشد، این قبیل اشتباهات میتواند تاثیرهای متفاوت در خواننده بگذارد. برای مثال اگر نویسنده گزارش یک کارمند ساده باشد و اشتباه املایی یا انشایی مرتکب شود، خواننده به سادگی این خطا را بر او خواهد بخشید. اما اگر کارشناس باشد، به ندرت قابل بخشش است، چرا که از او انتظارات زیادتری دارند. و بالاخره اگر یک مدیر میانی یا ارشد چنین اشتباهی مرتکب شود، احتمال این که وسیلهای برای شوخی اعضای سازمان فراهم کند بسیار زیاد است. همچنین ارزش و اعتبار مدیر کاهش خواهد یافت. زیرا به تجربه میدانیم که در پستهای بالای سازمان حتی با ارتکاب یک خطا میتوان در اندیشه زیر دستان تصویری تاریک و حتی ناامید کننده ایجاد کرد. طبعاً پاک کردن این تصویر به گذشت زمان نیاز دارد و آن هم مستلزم ماندن مدیر در آن سمت در مدت طولانی است تا با تلاش خویش این نقطه سیاه را روشن سازد.
۶-استفاده از علایمی که خواننده را به دقت بیشتر دعوت کند: خط کشیدن زیر برخی کلمات یا عبارات یا حتی جملات یا درشتتر نوشتن آن با رنگی متفاوت تنها سه روش متداول برای این جلب توجه است که در دستنوشتهها رعایت میشود. بیشک در ماشین کردن گزارش نیز میتوان این نکته را مراعات کرد، زیرا هم میتوان مطالبی را با حروف درشت یا سیاه ماشین کرد، هم به کمک کامپیوتر میتوان نکاتی را با رنگهای مورد نظر برجستهتر نشان داد تا توجه خواننده را زودتر و بیشتر جلب کند.
۷-خوانا نوشتن، پرهیز از خط زدن مطالب (خط خوردگی)، نوشتن با فاصله (خط درمیان)، رعایت حاشیههای سمت راست و سمت چپ صفحه و نظایر آن از دیگر نکاتی است که خواندن دست نوشتهها را سادهتر میکند. در این جا نیز میتوان از امکاناتی شبیه کامپیوتر کمک گرفت و به گونهای گزارش را تنظیم کرد که ویژگیهای ظاهری آن جالب توجه باشد یا در واقع جلب توجه کند و تاثیر مورد انتظار را بر خواننده بگذارد.
۸-شایسته است گزارش چنان تنظیم شود که نتوان گفت بسیار مفصل یا بسیار خلاصه است. به این ترتیب به اندازه نوشتن و پرهیز از پرگویی یا برعکس اجتناب از کم یا به اصطلاح تلگرافی نوشتن از دیگر توصیههایی است که رعایت آن به تاثیرگذاری گزارش کمک میکند.
به بیان دیگر در صورتی که موقعیت ایجاب میکند و نیازی به نوشته تفصیلی نیست، نوشته را کوتاهتر عرضه کنید. به یاد داشته باشید به طور متوسط انسان نمیتواند بیش از ۱۵۰ کلمه را پشت سرهم بخواند و خسته نشود. از اینرو، ضمن رعایت حجم هر بند (پاراگراف)، به حجم کل نوشته نیز بیندیشید. در عین حال این سخن آن نیست که همیشه باید نوشتهها کوتاه باشد بلکه لازم است حجم نوشته بر اساس مناسبت موضوع، نوع خواننده و مانند آن تعیین شود.
برای مثال چنانچه گزارشی برای طرح در هیات مدیره تنظیم میشود لازم است محتوای آن به قدری باشد که قرائت آن در جلسه از حدود نیم ساعت تجاوز نکند. زیرا در غیر این صورت اعضاء خسته خواهند شد برعکس، اگر گزارش برای بانکی که به شما وام داده تا شرکتی را ایجاد کنید نوشته میشود، باید آن قدر به جزئیات بپردازید که هیچ نکتهای ننوشته باقی نماند. چون اصولاً کسانی که با امور مالی سر و کار دارند به کمیتها علاقه دارند و حجم نوشته به نوبه خود نوعی کمیت است؛ توصیه میشود در چنین مواردی به گزارشهای تفصیلی مبادرت کنید.
۸-تا حد امکان در نوشته خود از اعداد و ارقام مرتبط با نوشته استفاده کنید. منظور این نیست که در هر نوشتهای لزوماً باید به عدد و رقم متوسل شد، بلکه منظور این است که چون در عصر ما آمار و ارقام جایگاه ویژهای کسب کرده، اگر بتوان در نوشتهها به این ابزار اطلاعرسانی استناد کرد، احتمالاً تاثیرگذاری آن در خواننده بیشتر است.
همچنین اگر موقعیت ایجاب کرد، میتوان از جدول، نمودار، شکل و محاسبههای آماری استفاده کرد مشروط بر آن اولاً تعداد اینها مناسب با حجم گزارش باشد. برای مثال، در یک گزارش ده صفحهای به طور معمول بیش از دو یا سه شکل یا نمودار یا جدول نمیگنجانند. ثانیاً در زیر یا حاشیه اینها نباید توضیحات چندان مفصل نوشت، چرا که اینها معمولاً برای تایید متن به کار میرود و چند جمله توضیح درباره هرکدام کافی است. باز هم به این نکته باز خواهیم گشت.
۹-از جمله اصطلاحات متداول که ممکن است به هر نوشتهای نسبت داده شود، صفت با روح است؛ این صفت را به گزارش نیز میتوان نسبت داد. استفاده از واژههای خوشآهنگ، انتخاب زبانی که روان و قابل فهم باشد، و خصوصاً در نظرگرفتن ذوق و سلیقه گیرنده و خواننده گزارش از نکاتی است که به آن روح میدهد و اشتیاق خواندن گزارش را در مخاطب برمیانگیزد. در عین حال، باید توجه داشت که همیشه هم نمیتوان و نباید به سلیقه خواننده اهمیت فراوان داد، چرا که التفات بیش از حد آن ممکن است در کم و کیف گزارش تاثیر منفی بگذارد.
۱۰-رعایت نظم و ترتیب در هر گزارش و هر نوع نوشته، نکتهای است که در تاثیرگذاری آن بر گیرنده نقش قابل ملاحظهای دارد. خوشبختانه این نکتهای است بدیهی و نیازی به توضیح ندارد.
۱۱-دقت در گنجاندن مطالب صحیح در گزارش همان قدر اهمیت دارد که صراحت بیان، زیرا هر دوی اینها به هم ارتباط دارد و بر روی هم خواننده را تحت تاثیر قرار میدهد. جامع بودن گزارش و پرهیز از فراموش کردن نکات اساسی نیز در همین مقوله از اهمیت قرار دارد.
۱۲-استفاده از جملههای کوتاه و بلند به تناوب و حتیالامکان تماماً مرتبط با موضوع یک توصیه دیگر است. به طوری که قبلاً اشاره شد، زیادهنویسی و توضیح اضافی به همان اندازه از جذابیت نوشته میکاهد که کسی بخواهد بسیار به اشاره یا به اصطلاح تلگرافی بنویسد. حالت نخست بسیار خستهکننده میشود و چه بسا خواننده اصل مطلب را گم کند، حال آن که نوشتن بسیار مختصر خواننده را به دلیل گنگ بودن خسته میکند. برای مثال اگر کسی گزارش بازدید از یک سازمان را برای هیات مدیره تنظیم میکند، چنان چه بنویسد اوضاع از هر نظر خوب بود از نوع گزارشهای اجمالی است که در واقع هیچ خبری به اعضای هیات مدیره نخواهد داد. اما اگر اوضاع سازمان را از لحاظ روابط انسانی، شرایط مادی و سایر ویژگیها به تفضیل نسبی بنویسد، گزارشش خوب و موثر خواهد بود. اما در هر حال باید در تنظیم آن از جملههای کوتاه و بلند حسب ضرورت استفاده کرد که هیچ خدشهای به خاصیت اصلی گزارش که رساندن پیام است، وارد نشود.
۱۳-از دیگر توصیههایی که به تدوینکنندگان گزارش شده، و اهمیت آن نیز کمتر از نکاتی که تاکنون عنوان شده نیست، بدین شرح است:
همیشه یک یا چند نکته مهم برای آخرین بخش نوشته نگهدارید و در ضمن سطرها با صفحات قبلی به طریقی به این نکته اشاره کنید تا خواننده به دنبال نوشته حرکت کند، شاید شما هم تجربه داشته باشید که برخی از نوشتهها هرچه به پایان نزدیک میشود بیروحتر جلوه میکند. نوشته خوب و موثر آن است که تا آخرین سطر خواننده را به خود جلب شده نگهدارد و حتی بهتر از آن زمان است که چون نوشته به پایان رسید، خواننده افسوس بخورد که کاش به این زودی تمام نمیشد. سلیس و بیغلط نوشتن از جمله نکاتی است که میتوان چنین احساسی در خواننده ایجاد کند.
۱۴-اگر مسئولیتی دارید و اشخاصی زیر دست شما کار میکنند، حتماً نوشته آنان را قبل از ارسال-و حتی پیش از آنکه ماشین شود-به دقت بخوانید و از جهات زیر اصلاح کنید:
الف-تمامی نکاتی که ممکن است خوب و موثر بودن آن را زیر سؤال ببرد.
ب-تمامی نکاتی که احتمال دارد در سیاست مؤسسه شما تاثیر منفی بگذارد.
ج-تمامی نکاتی که بار ارزشی دارد و ممکن است تبعات منفی به دنبال داشته باشد.
از جمله مثالهای بارز این مورد، میتوان به مطالبی اشاره کرد که با ارزشهای دینی یا مذهبی ارتباط دارد و تقریباً در همه جا مردم نسبت به آن حساسیت خاصی نشان میدهند.
۱۵-در صورتی که ضرورت دارد، در نوشته خود به تجزیه و تحلیل استناد کنید. اما به یاد داشته باشید که این کار به دو صورت زیر انجام میشود:
الف-تحلیل آماری که معمولاً طرفدار زیادتری دارد، زیرا کمی است.
ب-تحلیل استنباطی که تعبیر دیگر آن استفاده از تعقل برای استدلال است.
در مورد این دو نوع تحلیل، اشاره به دو نکته زیر ضروری به نظر میرسد:
۱-در تجزیه و تحلیل آماری باید اطلاعات خواننده را در نظر گرفت. به این ترتیب هرگاه مثلاً خواننده یک شخص معمولی باسوادی در حد دیپلم است، نباید از جداول توزیع فراوانی و درصدگیری فراتر رفت. به علاوه باید برای هر جدول با درصدگیری توضیحاتی عرضه کرد تا مطالب کاملاً مفهوم باشد.
۲-تجزیه و تحلیل استنباطی نیز مشمول همان حکم است. ضمن این که باید استدلال عقلانی به شیوهای باشد که برای خواننده مضحک به نظر نرسد؛ یعنی به مسائل کمارزش مربوط نباشد.
۱۶-اگر ضرورت ایجاب کرد، باید نتیجه نهایی گزارش در بند (پاراگراف) پایانی آن گنجانده شود. اما در مواقعی ممکن است بهتر باشد از گزارش نتیجهگیری نشود تا مخاطب یا خواننده آن را تعبیر و تفسیر کند.
۱۷-و بالاخره باید به این نکته اشاره کرد که شکل ظاهری گزارش نظیر آن چه در زیر میآید میتواند در تاثیرگذاری آن نقش داشته باشد: نوع رنگی که گزارش با آن نوشته میشود، نوع کاغذی که گزارش در ان نوشته شده، جلد گزارش، رعایت القاب و عناوین و دیگر نکاتی که مرسوم است و عدم رعایت آن احتمال دارد مشکلساز شود و دهها مورد دیگر در این مقوله می گنجد که برای اجتناب از طولانتری شدن مطلب از اشاره به آن خودداری میشود.
جان والش ترجمه و اقتباس: دکتر غلامعلی سرمد
منبع مرجع: شبکه اطلاع رسانی روابط عمومی ایران (شارا)
|
|||
دیدگاهتان را بنویسید